Tipi di riunioni: Gestione e caratteristiche

Le riunioni fanno parte della nostra vita quotidiana, sia in uffici, startup, istituzioni pubbliche o gruppi comunitari. Tuttavia, non tutte sono uguali né svolgono la stessa funzione. Ti sei mai chiesto quanti tipi di riunioni esistono e a cosa serve ciascuna? Conoscere le loro differenze è essenziale affinché il tempo che dedichiamo a esse sia realmente produttivo e non si trasformi in una perdita. 

In questo articolo esploreremo i principali tipi di riunioni di lavoro, le loro caratteristiche, le sfide che comportano e come renderle veramente utili. Continua a leggere! 

Tipi di riunioni e le loro caratteristiche

Ma, quanti tipi di riunioni ci sono? La risposta breve: più di quanto pensiamo. La risposta lunga: dipende da come le classifichi. L'importante non è tanto sapere il numero esatto, quanto identificare che tipo di riunione hai bisogno. Scegliere bene è fondamentale.

Riunioni informative

Queste riunioni hanno un obiettivo chiaro: trasmettere informazioni in modo chiaro ed efficiente. Il loro scopo principale non è dibattere né prendere decisioni, ma assicurarsi che tutti i partecipanti ricevano lo stesso messaggio e comprendano il suo contenuto.

Possono trattare argomenti molto diversi, come comunicare cambiamenti nell'azienda, presentare nuovi progetti, annunciare risultati finanziari, introdurre nuove politiche interne o spiegare normative. Normalmente, in questo tipo di incontri il flusso di comunicazione è unidirezionale: qualcuno espone e gli altri ascoltano, anche se di solito si riserva uno spazio finale per domande o chiarimenti.

Caratteristiche:

• Unidirezionali: qualcuno parla, gli altri ascoltano.
• Non richiedono molta interazione, ma sì attenzione.
• Corte e al punto, idealmente.

Consiglio: Per questo tipo di riunione, lo spazio e il comfort contano. Usare sedie per riunioni che favoriscano la postura senza distrarre è fondamentale. E evita di dilungarti più del necessario; se puoi riassumerlo in 20 minuti, meglio.

Riunioni di presa di decisioni

In questo tipo di riunioni, l'obiettivo principale è analizzare opzioni, discuterle e arrivare a una risoluzione congiunta. Qui ci si aspetta che tutti i partecipanti contribuiscano attivamente: fornendo dati, condividendo opinioni, valutando alternative e costruendo consensi.

Caratteristiche:

• Interattive e dinamiche.
• Possono includere votazioni o analisi di alternative.
• Richiedono un'agenda chiara e ruoli definiti.

Consiglio: Promuovi la partecipazione senza monopolizzare la conversazione. Se hai una sala riunioni confortevole con sedie nordiche nere, otterrai un ambiente più collaborativo e rilassato. Porta sempre alternative pronte e assicurati che le decisioni siano documentate.

Riunioni di follow-up

Queste si svolgono per rivedere lo stato di un progetto o compito in corso.

Caratteristiche:

• Frequenti e brevi (se ben pianificate).
• Richiedono report o metriche concrete.
• Permettono di identificare colli di bottiglia.

Consiglio: Stabilisci un ritmo fisso (ad esempio, ogni lunedì alle 9) e mantieni la riunione entro il limite di tempo. Approfitta di questo momento per rafforzare l'impegno del team senza trasformarlo in una sessione di lamentele.

Riunioni creative o di brainstorming

Qui l'immaginazione regna! Queste riunioni cercano idee nuove, rompere con il convenzionale e lasciare fluire le proposte. L'obiettivo principale è promuovere un flusso libero di idee, dove qualsiasi suggerimento è benvenuto, per quanto rischioso o strano possa sembrare.

Vengono solitamente utilizzate per sviluppare nuovi prodotti, progettare campagne di marketing, risolvere problemi complessi o trovare modi diversi di affrontare un progetto.

Caratteristiche:

• Ambiente informale e aperto.
• Si valuta di più la quantità di idee che la qualità iniziale.
• Non ci sono giudizi: tutto è valido.

Consiglio: Lascia fuori la rigidità. Punta su un ambiente rilassato, magari con sedie d'attesa che invitano alla conversazione informale. Usa lavagne, post-it o strumenti digitali per registrare tutto ciò che emerge.

Riunioni uno a uno

Le riunioni uno a uno sono incontri privati tra due persone, progettati per trattare argomenti che richiedono una comunicazione più diretta, personale o sensibile. Sono ideali per fornire feedback, allineare aspettative, parlare dello sviluppo professionale, risolvere conflitti o semplicemente rafforzare la relazione tra collaboratori, leader e membri del team.

Caratteristiche:

• Private e riservate.
• Promuovono la fiducia.
• Solitamente sono più emotive che tecniche.

Consiglio: Cerca un ambiente tranquillo e senza interruzioni. Se sei un leader, prepara i tuoi punti in anticipo e ascolta attivamente. La chiave è creare uno spazio in cui l'altra persona si senta a suo agio per esprimersi.

Riunioni di team

Le riunioni di team sono spazi in cui diversi membri dello stesso gruppo si riuniscono per lavorare su temi comuni. Di solito hanno molteplici obiettivi: coesione del team, allineamento degli obiettivi, revisione dei progressi o risultati o risoluzione di problemi condivisi.

Queste riunioni possono essere periodiche (ad esempio, settimanali o mensili) o occasionali (quando sorge la necessità di coordinare azioni o gestire un cambiamento importante). Sono essenziali per mantenere tutti informati, rilevare blocchi in tempo e assicurarsi che tutti remino nella stessa direzione.

Caratteristiche:

• Partecipano tutti i membri di un team.
• Possono essere miste (informative e partecipative).
• Richiedono un moderatore per mantenere l'ordine.

Consiglio: Dinamizza queste riunioni variando la dinamica. Cambia posizione, distribuisci il ruolo di moderatore o aggiungi elementi visivi. E ricorda: se puoi farlo in 30 minuti, non allungarlo a un'ora.

Consigli per tutti i tipi di riunioni

Inoltre, se vuoi andare oltre, puoi seguire questi 6 passi per riunioni di lavoro efficaci. 

La riunione ideale esiste (ma va progettata)

Ogni tipo di riunione ha la sua logica, dinamica e scopo. La parte difficile —e divertente— è trovare l'equilibrio. A volte, una riunione ben pianificata può risolvere in 30 minuti ciò che un interminabile scambio di email non riuscirebbe mai a fare.

Ricorda sempre di tenere in considerazione:

• Il tipo di riunione di cui hai bisogno.
• Chi deve essere presente (e chi no).
• Lo spazio e le risorse adeguate.
• L'impatto che avrà quella riunione sul team e sulla produttività.

E, naturalmente, non sottovalutare il potere di un buon arredamento. Perché, anche se non sembra, il comfort influisce più di quanto immagini.