Le 6 cose da fare per avere incontri di lavoro efficaci

Scopri le 6 cose da fare per fare incontri di lavoro efficaci, dove si raggiunge una maggiore produttività e si usa meglio il tempo.

Al giorno d’oggi, in qualunque lavoro dovrai lavorare spesso con altre persone e collaborare per raggiungere certi obiettivi. Tutto questo avviene tramite un processo per il quale, mensilmente o settimanalmente, si stabilisce una serie di incontri per condividere questioni in sospeso, processi che funzionano (o che non funzionano), progetti in corso e futuri, ecc.

Tuttavia, in molti si lamentano che, in più di un’occasione, questi incontri sono tutto meno che produttivi. Infatti, a seguito della pandemia da COVID-19, gli incontri online sono diventati un must e molti lamentano perdite di produttività e di tempo che potrebbero essere evitate con un semplice resoconto o un’e-mail.

Se anche tu lo ritieni un problema, noi di SediaUfficio365 ti spieghiamo i 6 passaggi per non perdere tempo e fare degli incontri di lavoro efficaci che ti permettano di avanzare con i progetti tuoi e dei tuoi colleghi.

1º passo: chiarire l’obiettivo della riunione

Per qualunque aspetto della nostra vita è necessario avere chiaro qual è l’obiettivo; quando si parla di riunioni, questo assume una rilevanza particolare.

Non sarebbe la prima né l’ultima volta che si inizia una riunione e si finisce col parlare di argomenti poco pertinenti che non fanno altro che allungare l’incontro più del necessario.

Per questo motivo, identificare un obiettivo principale di cui si vuole parlare con le persone che si fa riunire è fondamentale non solo per rispetto nei confronti del tuo tempo, ma anche di quello degli altri.

Un dettaglio importante: comunica l’oggetto della riunione a tutti i partecipanti. Così, tutti sapranno perché si fa l’incontro e tutti possono venire preparati.

2º passo: creare un elenco puntato con l’ordine del giorno

Nel caso in cui la riunione sia volta a determinare dei punti chiave, la cosa migliore da fare è creare una lista di questi punti chiave di cui discutere durante l’incontro e non allontanarsi da essi.

Per molte persone è anche utile scrivere un piccolo riassunto di fianco a questo punto. Ad esempio: se ti segni di dover parlare di “analisi dei dati”, potrebbe aiutarti scrivere a lato “mostrare resoconto dell’ultimo semestre nel PowerPoint”.

3º passo: stabilire degli orari

Nelle tecniche di produttività, come il time blocking o la tecnica Pomodoro, è particolarmente utile stabilire le ore durante le quali farai una certa attività.

Applicando questo principio alle riunioni, stabilire un orario di inizio e di fine ti aiuterà ad organizzarti meglio e permetterà ai tuoi colleghi di riservare quel tempo nella propria agenda.

È importante che questo tempo sia fisso e non si sfori per nessun motivo; la puntualità e il rispetto dell’ora di fine dell’incontro è perciò cruciale. È una forma di obbligarsi ad essere sintetici in base agli obiettivi.

Un dato curioso: nel mondo delle metodologie agili come Scrum, si riservano tempi di appena 10 minuti per condividere determinati processi, il che obbliga a sintetizzare e a fissare obiettivi molto rapidamente.

4º passo: convocare chi deve davvero assistere

Non è infrequente che, quando di si stabiliscono incontri di lavoro, si invitino troppe persone che, in realtà, possono contribuire poco o niente e possono solo ascoltare quello che viene detto.

Ciò non vuol dire che sia di per sé sbagliato, ma, se non si tratta di argomento di cui debba parlare la squadra al completo, di solito vi è una maggiore efficienza se si designano poche persone per assistere all’incontro. È un modo di essere più agili e di non far perdere tempo agli altri.

5º passo: assicurati di avere il materiale necessario

Se devi riunire varie persone, assicurati che ci siano sedie da ufficio per tutti. Allo stesso modo, se devi mostrare un resoconto o hai bisogno che gli altri partecipino a una votazione, assicurati di avere tutto l’occorrente: proiettore, portatile, cavo HDMI, carta, penne, post-it, ecc.

6º passo: fai sempre un riassunto finale

Terminata la riunione, invia una mail ai partecipanti con i punti che sono stati trattati, le conclusioni che sono state tratte e, soprattutto, cosa fare dopo per continuare a lavorare.

Questi riassunti sono particolarmente utili non solo come ripasso per i partecipanti, ma servono anche a mo’ di informazione per coloro che non sono potuto venire all’incontro o la cui partecipazione non era necessaria. In questo modo, saranno tutti aggiornati con un solo clic.

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