Telelavoro
Andrea Álvarez
Andrea Álvarez
Consulente di Interior Design

Strumenti per lo smart working: idee e consigli

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Indice dell'articolo

Scopri le migliori Materiale d'ufficio per lavorare da casa, migliora la tua efficienza e produttività!
Lavorare da casa è ormai una consuetudine per moltissimi mestieri e la pandemia di covid-19 ha accelerato questo processo, data la grande richiesta di smart work. Ma per il lavoro casalingo bisogna attrezzarsi bene e riuscire a trasformare una stanza di casa in un vero e proprio ufficio, con tutte le forniture da ufficio necessarie. Difatti essere comodi e avere tutto a portata di mano renderà l’esperienza dello smart working migliore. Sul nostro sito potrai trovare le migliori forniture da ufficio, a seconda dei tuoi bisogni e delle tue abitudini. Inoltre il nostro catalogo offre spesso prodotti in saldo e la vasta gamma di scelta ti farà rimanere soddisfatto. Ma andiamo a vedere come si può arredare una stanza con le migliori forniture da ufficio.

Sedie ergonomiche : mai più problemi di schiena

Lavorare da seduti potrebbe comportare a lungo andare problemi alla schiena che si possono ripercuotere sulle articolazioni e sulla cervicale. Fortunatamente numerosi studi hanno portato alla creazione di sedie ergonomiche. Sedie che permettono una seduta completamente favorevole così da scongiurare eventuali noie o veri e propri problemi dorsali. Online si possono trovare sedie ergonomiche di tutti i modelli e di tutte le fasce di prezzo. È importante ricordare che una sedia ergonomica viene definita tale dopo una serie di verifiche di tecnici ed esperti, quindi la seduta è accertata prima che una sedia venga definita ergonomica. Oltre la seduta le sedie da ufficio possono presentare altre caratteristiche a seconda del lavoro da svolgere e dei gusti personali. Esistono sedie mobili, dotate delle classiche rotelle, le più scelte in linea generale per un ufficio. Ma c’è chi preferisce sedie fisse, magari per non distrarsi o per scongiurare la pigrizia di non alzarsi mai e muoversi solamente con la sedia. Anche per il collo poi vi sono varie scelte. Lo stare seduti costantemente può difatti portare anche a dolori di collo e cervicale. Molte sedie sono dotate di comodi cuscinetti aggiuntivi, soprattutto quelle in pelle, ma oggi ne troviamo anche di altri materiali con poggiatesta annesso. In generale la sedia dovrebbe riguardare la scelta più accurata, una sedia sbagliata può ripercuotersi sulla nostra salute e sullo svolgimento del lavoro!

Scrivania da ufficio: organizzazione e comodità

L’altra scelta importante per arredare con forniture da ufficio la nostra stanza da lavoro è una buona scrivania. La scrivania è fondamentale per organizzare al meglio il proprio lavoro, c’è chi la preferisce spaziosa per avere tutti i documenti di lavoro a portata di mano, chi invece preferisce una scrivania piena di cassetti e posti dove riporre i materiali e avere un piano pulito per lavorare meglio. Oggi giorno chi lavora in smart working lo fa tramite computer, quindi anche la scrivania deve essere pensata per il PC. Ma non preoccupatevi ormai tutte le scrivanie sono pensate apposta per i computer. La scrivania poi deve essere scelta della misura giusta. Oltre la seduta ergonomica infatti è importante anche stare nella giusta posizione, e una scrivania troppo alta o troppo bassa potrebbe compromettere la comodità. Di base se per il tuo lavoro devi maneggiare tanti documenti e materiali contemporaneamente è bene scegliere un piano scrivania molto ampio per avere sempre tutto a portata di mano. Mentre invece per chi ha tutto sul Pc o non ha bisogno di tanti materiali, è meglio prediligere una scrivania più piccola dotata di tanti cassetti o posti per riporre documenti e materiali. Questa da più l’idea di precisione e pulizia che sono due fattori fondamentali per lavorare in serenità ed essere produttivi. 

Altri accessori: punta alla comodità e scegli il meglio per te!

Sedia e scrivania sono le scelte più delicate per trasformare una stanza nel tuo ufficio personale, ma le forniture da ufficio non sono finite qui e ve ne sono tante che possono migliorare la tua esperienza lavorativa tramite comodità e funzionalità. Sempre rimanendo in tema con la qualità della tua seduta, puoi trovare tanti poggiapiedi che sono utili e fondamentali per non affaticare la parte lombare del dorso e scaricare per bene a terra il nervosismo. Il poggiapiedi è spesso un prodotto sottovalutato dai più, mentre invece è di vitale importanza per la circolazione e per la prevenzione dei dolori lombari e cervicali, inoltre offre supporto alle gambe che possono ritrovarsi sotto stress dopo numerose ore passate sedute alla scrivania. Poi, per una migliore organizzazione del tuo ufficio casalingo è bene acquistare una cassettiera, per riporre il materiale da lavoro e tutte le cartelle che faranno si che il tuo lavoro sia più ordinato e più facilmente reperibile. Un’ultima fornitura da ufficio molto interessante è il braccio da monitor. Per chi lavora con Pc fisso è possibile avere un braccio da monitor mobile così da spostare a seconda delle esigenze il monitor. Non solo vi sono anche bracci doppi per chi ha bisogno di lavorare con due schermi. Insomma con lo smart working molte persone si sono ritrovate a lavorare da casa con quello che avevano, ma con poche accortezze di può trasformare qualsiasi stanza in un vero e proprio ufficio!

Strumenti per l'organizzazione dello smart working

Tra le tante applicazioni e piattaforme, alcune possono condividere funzionalità e altre possono essere utili per raggiungere un obiettivo specifico. Ad esempio, tra gli strumenti per gestire in modo organizzato una tipica giornata di lavoro in ufficio da casa, strumenti come Trello e altri simili saranno ideali per portare a termine con successo ogni giornata lavorativa.

Trello

Quando si tratta di gestire progetti, questo software con interfaccia web è quello da utilizzare. Permette di lavorare in modo collaborativo, organizzando progetti, idee, attività e file. Questo strumento ha una versione di base gratuita e una a pagamento con prezzi a partire da 13 dollari al mese.

Asana

Uno dei migliori strumenti per la comunicazione e il lavoro di squadra. Attraverso la gestione dei progetti, consente di organizzare elenchi di attività, condividere file, pianificare strategie e monitorare i progressi compiuti fino al completamento del progetto. Per un team di 15 persone, si consiglia la versione gratuita di Asana. Se il team è composto da un numero maggiore di membri, è consigliabile utilizzare la versione a pagamento, che costa da 11,00 a 25,00 dollari.

Lunedì

Se avete bisogno di gestire progetti in remoto, questo sistema operativo è consigliato perché permette di sviluppare progetti, processi e attività in un ambiente sicuro. Il sistema è ideale per pianificare, organizzare, assegnare compiti, monitorare i progressi e gli eventuali fallimenti, senza bisogno di strumenti aggiuntivi. Monday ha una versione di prova di 14 giorni, dopodiché ha un costo base di 39,00 dollari al mese con fatturazione annuale, che può variare in base al numero di membri, tra gli altri aspetti.

Strumenti per la comunicazione online e le videoconferenze

Per lavorare in remoto, è necessario disporre di un elenco di strumenti di lavoro che consentano di comunicare indipendentemente da dove si trovino i membri del team. L'ideale è poter parlare, vedersi in faccia e condividere idee senza che la distanza diventi un ostacolo o una barriera. Strumenti come Microsoft Teams, Slack e Google Meet sono le opzioni più consigliate per mantenere una comunicazione efficace tra i membri del team.

Microsoft Teams

Questo strumento è ideale per comunicare privatamente o collettivamente con i membri del team. Ma anche per organizzare riunioni e videoconferenze con più di 10.000 persone. È possibile farlo sfruttando i vantaggi della sua funzionalità e stabilendo un contatto attraverso una chiamata dal sistema telefonico. È anche possibile invitare persone che devono essere presenti in determinati momenti o eventi, anche se non fanno parte del team.

Google Meet

Questa piattaforma è arrivata per trasformare il modo di comunicare attraverso Google Hangout. A livello aziendale o professionale, consente di creare sale riunioni virtuali e di includere un numero considerevole di persone. È anche possibile collegarsi al calendario di Google e alla casella di posta Gmail e condividere schermi per mostrare diapositive e altri file. L'accesso a Google Meet richiedeva un abbonamento a Google Suite, ma ora lo strumento è gratuito.

Slack

Conversazioni fluide tra i canali, tracciamento delle conversazioni, cronologia dei messaggi, videochiamate, chiamate vocali, condivisione dello schermo e sicurezza dei dati. Queste sono le caratteristiche di questo strumento di comunicazione di gruppo che consente alle aziende e ai team di comunicare e lavorare in modo produttivo attraverso un'unica piattaforma. Slack ha una versione di base, gratuita, e tre versioni a pagamento con più funzioni e prezzi a partire da 6,67 dollari.

Strumenti di archiviazione dei file

I dispositivi di archiviazione fisici non sono efficienti quando si tratta di eseguire il backup delle informazioni. La necessità di accedere alle informazioni da qualsiasi luogo in modo sicuro e con backup ha incoraggiato la nascita di servizi e piattaforme per archiviare una quantità virtualmente illimitata di file e documenti.

Google Drive

Ospita i file e ne consente l'accesso tramite computer, smartphone, tablet, qualsiasi cosa vi permetta di averli a portata di mano. 15 GB di spazio di archiviazione gratuito è la capacità che Google Drive offre ai suoi utenti per archiviare immagini, video, documenti e altri file. Permette inoltre di scansionare documenti fisici e di accedere a immagini e file anche senza una connessione a Internet.

Dropbox

Questo servizio di hosting offre ai suoi utenti una capacità iniziale di 2 GB per archiviare i propri file. Vi invita a far iscrivere altre persone e a creare un account sulla piattaforma in cambio di 500 MB per ogni persona che si iscrive, fino a 16 GB di capacità. È uno dei migliori strumenti di gestione dei file. Consente di archiviare i file in un luogo sicuro e di accedervi facilmente. Inoltre, consente di sincronizzare altri strumenti come Slack e Zoom per lavorare con tutti loro contemporaneamente.

OneDrive

Quando si parla di archiviazione, questo servizio è uno dei migliori strumenti per il backup e l'hosting dei file. Offre ai suoi utenti 5 GB di capacità per archiviare i loro documenti e, in alcuni casi, come i fogli di calcolo, è possibile modificarli dalla piattaforma

Strumenti di archiviazione delle password

Applicazioni come Password, LastPass, KeePass e Dashlane emergono come gli strumenti migliori e più popolari quando si tratta di archiviare e proteggere le password. Anche se alcuni di questi gestori di password sono a pagamento. Ce ne sono alcuni con caratteristiche eccellenti anche nella versione gratuita. Hanno alcune limitazioni, come il numero di password da salvare. Anche se questo dettaglio non li mette in ombra se hanno altre caratteristiche come le estensioni per applicazioni e browser o la propria connessione VPN, tra gli altri vantaggi.

Strumenti essenziali per lo smart working: la produttività

Evitare la procrastinazione, ottimizzare le risorse, sfruttare al meglio il tempo e avere migliori abitudini di lavoro sono forse un po' complicati da padroneggiare o rafforzare quando si lavora da remoto. Tuttavia, gli sviluppatori e gli informatici sono stati in grado di sfruttare la tecnologia per portare applicazioni, servizi e strumenti agli utenti. EffiWork, Connecteam, WorkFlowMax, Trello, QActivity, Time Doctor e Tickspot consentono di monitorare il tempo, le attività e il tempo dedicato a ciascuna di esse. E di seguire per misurare i livelli di produttività di ogni individuo. Da lì, possiamo rafforzare e migliorare qualsiasi situazione che potrebbe verificarsi e che sta minando la nostra produttività.

Strumenti per l'ufficio in team

Quando si tratta di condividere, rivedere, modificare e salvare in tempo reale le modifiche apportate da una o più persone contemporaneamente, Google Docs e Google Spreadsheets sono gli strumenti ideali. Google Suite è una raccolta di strumenti o prodotti online in cui spiccano Gmail, Google Calendar, Google Docs e Google Sheets. Questi ultimi sono le opzioni preferite per consentire a più persone di lavorare insieme sullo stesso documento senza dover essere nella stessa posizione geografica.
Ovviamente, il telelavoratore deve disporre degli strumenti tecnologici necessari per svolgere i compiti a distanza. Per ogni esigenza, compito o progetto esiste un'applicazione, un servizio o una piattaforma appropriata. Per aiutarci a svolgere l'attività nel modo più pratico possibile. Quindi, se avete intenzione di telelavorare, è essenziale identificare le vostre esigenze. E procurarsi gli strumenti essenziali per il telelavoro, in modo che le prestazioni e la soddisfazione siano molto più elevate.