Come mantenere ordinata e organizzata la scrivania

Oggi vedremo alcuni consigli su come mantenere ordinata e organizzata la scrivania, e perché ciò è fondamentale per migliorare la nostra concentrazione e prestazione.

Abbiamo sempre sentito dire che l'ordine è molto importante. Sicuramente a casa te lo avranno detto molte volte, e ancora di più al lavoro o a scuola. Infatti, per svolgere un'attività professionale di qualità, per essere competenti e rispettare le scadenze, l'ordine è essenziale. Perciò, oggi parleremo dell'importanza dell'ordine e di come ottenerlo sulla tua scrivania. Non perderti questo articolo!

Mantenere in ordine la scrivania ci aiuta a essere più produttivi

Mantenere in ordine la scrivania è essenziale per la produttività. L'organizzazione del posto di lavoro è una delle attività che ogni professionista deve svolgere per aumentare la produttività individuale e collettiva. Numerosi studi hanno confermato l'importanza di questo fatto. E anche che la capacità di un individuo di organizzare e mantenere in ordine la propria postazione di lavoro nasce dall’interno.

Ciò significa che se una persona ha pensieri frequenti riguardanti l'organizzazione, la previsione dei problemi, la produttività e il controllo del tempo, sarà una persona che mantiene la scrivania in ordine. Di conseguenza, sarà più efficace e produttiva. L'organizzazione è fondamentale e mantenere in ordine la scrivania è un primo passo molto importante in questo processo.

Possiamo mantenere la concentrazione nel tempo solo se riusciamo a organizzare la nostra mente, concentrandoci sulle attività che stiamo svolgendo e tenendo chiare le altre attività da completare e quando le eseguiremo. Pertanto, è vitale avere un maggiore controllo sulle attività quotidiane. Ciò ti consentirà di essere più produttivo, concentrarti meglio su ogni argomento e trovare i documenti e i file di cui hai bisogno al momento giusto. Cosa stai aspettando per fare dell’ordine la tua priorità?

L'epidemia della distrazione

Viviamo in un’epoca in cui imperversa ciò che gli esperti definiscono “epidemia della distrazione”, un equivalente psicologico dell'epidemia di obesità nel mondo. I nostri cervelli sono invasi da un flusso continuo di stimoli e informazioni che non ci permettono di concentrarci pienamente sulle nostre attività quotidiane. Questa epidemia della distrazione si è diffusa a livello mondiale ed è un problema cognitivo molto serio che ha il potenziale di ridurre la produttività nelle nuove generazioni.

Non siamo consapevoli del modo in cui questo processo mentale ha inizio, ma la maggior parte della popolazione ne ha sperimentato le conseguenze. È comune riscontrare tra i giovani problemi di attenzione, mancanza di concentrazione o perdita costante di oggetti come le chiavi. Così come la dimenticanza di compiti in sospeso o di appuntamenti. Tutto ciò ha un impatto evidente sul rendimento e sulla qualità del lavoro che svolgiamo. È quindi importante mantenere ordinata la scrivania, che è un buon punto di partenza per mettere ordine.

Per combattere l'obesità abbiamo bisogno di una strategia definita e di fare esercizio fisico quotidianamente. Ma dobbiamo anche prendere coscienza degli alimenti che consumiamo e del loro impatto sulla nostra salute, al fine di alimentarci in base alle nostre esigenze specifiche. Per combattere la distrazione, allo stesso modo, abbiamo bisogno di elaborare una strategia per combattere le cause della sovrastimolazione cognitiva. Possiamo iniziare mantenendo in ordine la scrivania per chiarire le nostre idee.

Per farlo, dobbiamo imparare a scegliere con saggezza gli stimoli che riceviamo e da quali media ricevere le informazioni. La realtà è che il nostro cervello non è adattato all'era dell'informazione. Dobbiamo quindi fare attenzione a non saturare inutilmente la nostra capacità di ricevere informazioni. È importante cercare di ricevere solo ciò di cui abbiamo bisogno e che ci è utile e rifiutare ciò che non ci serve. Questo può essere molto difficile nel mondo di oggi, ma dobbiamo fare uno sforzo soprattutto quando lavoriamo o studiamo.

Come mantenere in ordine la scrivania: passaggi

Organizza il tuo spazio di lavoro a zone

Dedica un giorno alla pianificazione dell'uso dei tuoi spazi sulla scrivania. Rifletti su come sarà più facile accedere a ciò che usi quotidianamente. Crea una zona per materiali e documenti importanti, dove posizionerai solo ciò che usi e necessiti più spesso durante il giorno. Assicurati che sia a portata di mano, così da non doverti alzare o muovere troppo per prenderlo. Questo ti aiuterà a risparmiare tempo.

Riserva un piccolo spazio ben visibile per mettere le note più importanti o rilevanti per il lavoro che stai svolgendo. Oppure crea una cartella sul desktop del computer con queste informazioni cruciali. Utilizza il calendario per segnare gli orari e gli eventi, se possibile con notifiche sul tuo telefono o all'apertura della tua email. In questo modo, inizierai la giornata già sapendo cosa hai programmato.

Esistono diversi metodi per tenere in ordine la scrivania dell'ufficio e altri spazi. Ma alcune buone linee guida da seguire sono le seguenti:

• Mantenere un facile accesso ai file, documenti e informazioni necessarie per completare i compiti in sospeso, che siano documenti cartacei o sul tuo computer. Tenere i documenti ben archiviati e classificati ci risparmia molto tempo.
• Conserva i file e i documenti che non ti servono immediatamente in un altro spazio lontano dalla scrivania. A seconda della frequenza d'uso, andranno in un archivio permanente (che consulterai molto raramente) o in un archivio temporaneo (che potrebbe ancora servirti).
• Prendi appunti e idee. E crea uno spazio visibile per rinfrescare le idee quando ne hai bisogno.
• Tieni a portata di mano i numeri di telefono o gli interni che usi di più, oppure registrali sul cellulare o sul telefono fisso. In questo modo sarà molto più veloce premerli.
• Riduci la quantità di carta e materiale sulla scrivania.
• Annota le date degli eventi importanti sia in formato digitale che scritto.
• Assicurati di fare delle copie di riserva delle informazioni importanti.
• Pulisci la scrivania ogni giorno alla fine della giornata.
• Dedica un giorno alla settimana per ordinare tutto ciò che non è più necessario sulla scrivania, archiviandolo o distruggendolo. Inoltre, controlla il materiale d'ufficio e disfati di tutto ciò che è superfluo. L'ideale è farlo venerdì prima della chiusura, in modo da iniziare la nuova settimana con tutto pronto.

Non rimandare a domani quello che puoi fare oggi

La procrastinazione è uno dei problemi più comuni al giorno d’oggi, considerando che spesso lavoriamo con le priorità invertite. Pianificare e organizzare lo spazio di lavoro ci permette di essere più produttivi, ma c’è un problema: se qualcosa non è urgente, non saremo licenziati se non lo facciamo. Così, la maggior parte delle persone tende a procrastinare, fino ad entrare in un circolo vizioso.

Ha molto a che fare con l'era in cui viviamo e con l'epidemia della distrazione. I continui input che riceviamo fanno sì che non ci concentriamo per il tempo sufficiente. Siamo così distratti che è molto facile entrare in un flusso di energia che ci allontana da ciò che dovremmo davvero fare professionalmente e personalmente. Uno degli elementi chiave della procrastinazione è che non siamo consapevoli di quali attività siano le più importanti da svolgere ogni giorno.

Dedica un paio d’ore a pianificare le tue attività

Uno degli aspetti più impegnativi del lavoro moderno è gestire l'alto flusso di cose da fare. Tutte con una data di scadenza sempre più vicina. E poiché dobbiamo fare molto di più in meno tempo, i professionisti di oggi devono avere una lista di cose da fare organizzata. E controllata con date ben definite e una pianificazione chiara di come raggiungere l'obiettivo nella data stabilita. Oltre a lasciare un margine di tempo nel caso ci siano problemi o imprevisti. Ma anche per mantenere in ordine la scrivania come primo passo.

I compiti devono essere classificati in modo che sia molto facile sapere cosa dobbiamo fare in ogni momento. E soprattutto cosa risulta più urgente in ogni momento. Per questo, alla fine della giornata, dobbiamo organizzare i compiti del giorno successivo in modo da avere chiaro da dove iniziare. E in quale ordine dobbiamo svolgere i compiti.

Compiti importanti ed urgenti:

I compiti così classificati sono quelli che richiedono attenzione immediata. Dobbiamo dedicargli tutto il nostro tempo e occuparcene immediatamente, senza rimandarli.

Importanti ma non urgenti:

Devono essere analizzati adeguatamente e occorre fissare una data di scadenza per realizzarli; spesso sono compiti che possono cambiare il modo in cui viviamo ma non sono mai urgenti, per esempio andare dal nutrizionista per perdere peso.

Urgenti:

Dobbiamo eseguirli con prontezza. Ma non sono così importanti come i primi. Generalmente sono compiti che non abbiamo eseguito in tempo e ci causano stress. Anticipa i problemi e risolvi i compiti in sospeso prima che diventino urgenti.

No dimenticare di svolgere i compiti che non sono importanti e non urgenti.

Sì, sono alla fine della lista, ma devono comunque essere realizzate. E spesso sono necessarie affinché le altre attività vadano avanti. Per questo motivo, alla fine della giornata, rivedi tutto quello che hai fatto e quello che è rimasto in sospeso. E sii sincero con te stesso, hai perso tempo o sei stato veramente produttivo? Ti sono rimaste molte attività in sospeso? Perché? Questo ci aiuterà a migliorare un po' ogni giorno. O a capire se abbiamo davvero un eccesso di lavoro che fa accumulare le attività rendendo impossibile completarle.

A seconda della risposta, dovremo prendere decisioni per migliorare personalmente o proporre miglioramenti al nostro superiore affinché il lavoro proceda. A volte possiamo dedicare molte ore al lavoro, ma non essere realmente efficaci. Per cui dobbiamo rivedere cosa sta succedendo.

Esercizi per combattere la distrazione Fermarsi prima di agire

Se senti di non avere il controllo della tua vita e ti capita spesso di dire cose che non volevi dire e fare cose che non volevi fare, la chiave è fermarsi. Coltiva la pratica di fermarti prima di agire. Per controllare le nostre vite ed essere professionisti organizzati dobbiamo imparare a fermarci. E non lasciarci trasportare dalle emozioni, pensieri e frustrazioni che possono essere causate anche dagli stimoli che consumiamo quotidianamente.

Mantieni l'attenzione

La capacità di rimanere concentrati e focalizzati è fondamentale per un comportamento organizzato. Praticare qualsiasi forma di meditazione per 5 o 10 minuti al giorno è sufficiente. Ogni giorno sempre più aziende stanno creando zone di yoga o meditazione nei loro uffici. È dimostrato che aiutano a migliorare la concentrazione, la produttività e anche a migliorare la nostra energia. Provalo!

Per diventare professionisti altamente produttivi dobbiamo mantenere la nostra scrivania ordinata. Ma non possiamo farlo se non impariamo a pensare in modo organizzato. E se non riusciamo a mantenere sotto controllo gli altri aspetti della nostra vita. Tutti possiamo essere più produttivi, controllare le nostre attività e vincere la procrastinazione. È una scelta di vita che dobbiamo fare ogni giorno. Un passo fondamentale per raggiungere gli obiettivi personali e professionali che ci prefiggiamo.